Delegowanie zadań często bywa wyzwaniem dla osób na stanowisku kierowniczym. Dzieje się tak, dlatego, że czasami menedżerowie nie rozumieją specyfiki i obowiązków pełnionej przez nich roli.

Jednym z kluczowych obowiązków menedżera jest oczywiście delegowanie zadań. Jest to powszechnie wiadome, jednak młodzi szefowie krępują się sięgnąć po możliwość delegowania zadań, do której są upoważnieni. Dlaczego? Ponieważ zachowują swoje wcześniejsze podejście i przyzwyczajenia z czasów, gdy nie byli jeszcze menedżerami, a jedynie pracownikami rozliczanymi z wykonywanej pracy. Jest to swego rodzaju bariera wynikająca z tego, że młody lider nie chce wywierać dobrze znanej mu presji na swoich podwładnych.

Więc jak menedżer powinien zacząć delegować?

Przede wszystkim zwolnij tempo i zacznij od małych kroków. Musisz być świadomy/a, że rozdzielanie obowiązków między pracownikami będzie korzystniejsze i Cię odciąży w przeciwieństwie do tego, gdybyś miał/a brać wszystkie zadania na siebie. Delegowanie zacznij od mniejszych zakresów odpowiedzialności. Tym sposobem zaczniesz nabierać zaufania do swojego zespołu i swoich zdolności menedżerskich. Możesz sprawdzać postępy swoich pracowników poprzez kontrolowanie i efekt finalny realizowanych przez nich zadań, które im zleciłeś/aś. Kiedy będziesz mieć pewność, że wydelegowane zadania wykonane są dobrze, to sygnał, że możesz pójść o krok dalej i poszerzyć obowiązki członków zespołu.

Ile czasu potrzeba na wykonanie zadania?

Zanim wydelegujesz pracownikowi pierwsze zadanie pamiętaj o założeniu buforu czasowego. Twoi członkowie zespołu muszą mieć odpowiednią ilość czasu na wykonanie zadania z rezerwą na ewentualne konsultacje czy pomoc.

Nie zwlekaj

Jako menedżer powinieneś/aś delegować zadanie od razu, gdy tylko dowiesz się o potrzebie jego realizacji. Dzięki temu nie będziesz zaprzątać sobie głowy myśleniem o zadaniu czekającym na swojego wykonawcę i oddzielisz swoje obowiązki od obowiązków zespołu.

O czym warto pamiętać?

Zastanów się kto w Twoim zespole najlepiej odnajdzie się w realizacji danego zadania. Dostosuj zadanie pod kątem rozwoju pracownika. Stosuj się do tych zasad nawet wtedy, gdy chodzi o zadania, których nikt nie chce wykonywać. Trzeba wówczas przedstawić „niechciany” obowiązek jako szerszą możliwość rozwoju zespołu. Zawsze bądź wsparciem dla swojego zespołu. Ustalcie wspólne terminy na wykonanie dalszych etapów zadania, konsultacji dotychczasowych postępów i przedstawiania wyników oraz efektów. Nie deklaruj pracownikom, że będziesz dostępny/a przez cały czas realizacji zadania. Zdarzają różne sytuacje, a jako menedżer nie możesz pozwolić sobie na improwizowanie i umawianie spotkań w ostatniej chwili. Aby być w stanie realnie pomagać swoim pracownikom na różnych etapach zadania koniecznie ustal harmonogram spotkań. Wtedy będziesz mieć pewność, że będziesz w stanie im pomóc w razie napotkanych problemów.